Prise de RDV en ligne pour notaires : réglementation et guide d'activation

Introduction

Combien de temps votre secrétariat passe-t-il chaque jour à répondre au téléphone pour planifier des rendez-vous ?Combien de temps votre secrétariat passe-t-il chaque jour à répondre au téléphone pour planifier des rendez-vous ?

Dans la plupart des études notariales, la réponse est : entre 1h30 et 3h par jour. Des appels entrants, des allers-retours pour trouver un créneau, des annulations à gérer, des no-shows qui bloquent des plages horaires.Dans la plupart des études notariales, la réponse est : entre 1h30 et 3h par jour. Des appels entrants, des allers-retours pour trouver un créneau, des annulations à gérer, des no-shows qui bloquent des plages horaires.

La prise de rendez-vous en ligne élimine 80 % de cette charge. Le client choisit son créneau, confirme en un clic, reçoit un rappel automatique. Votre secrétariat se concentre sur les tâches à valeur ajoutée.La prise de rendez-vous en ligne élimine 80 % de cette charge. Le client choisit son créneau, confirme en un clic, reçoit un rappel automatique. Votre secrétariat se concentre sur les tâches à valeur ajoutée.

Et c'est 100 % conforme à la déontologie notariale.Et c'est 100 % conforme à la déontologie notariale.

Ce que la réglementation autorise

Le décret n°2023-1297 du 28 octobre 2023 ne mentionne aucune restriction sur les outils de prise de rendez-vous en ligne.Le décret n°2023-1297 du 28 octobre 2023 ne mentionne aucune restriction sur les outils de prise de rendez-vous en ligne.

Les instances du notariat (CSN, Chambre des Notaires de Paris) encouragent même la modernisation de l'accueil client. La prise de RDV en ligne est considérée comme un outil d'accessibilité : pas de publicité.Les instances du notariat (CSN, Chambre des Notaires de Paris) encouragent même la modernisation de l'accueil client. La prise de RDV en ligne est considérée comme un outil d'accessibilité : pas de publicité.

Ce qui est autorisé :

Module de prise de RDV sur votre site .notaires.frModule de prise de RDV sur votre site .notaires.fr

Lien de réservation sur votre fiche Google Business ProfileLien de réservation sur votre fiche Google Business Profile

Module intégré à NeoNotario ou IzilawModule intégré à NeoNotario ou Izilaw

Rappels automatiques par email ou SMSRappels automatiques par email ou SMS

Ce qui est interdit :

Afficher les tarifs des actes dans le module de RDV (les émoluments sont réglementés)Afficher les tarifs des actes dans le module de RDV (les émoluments sont réglementés)

Utiliser le module pour du démarchage (envoyer des invitations à réserver à des non-clients)Utiliser le module pour du démarchage (envoyer des invitations à réserver à des non-clients)

Les bénéfices mesurés

Pour votre étude

-70 % d'appels téléphoniques liés à la planification (Izilaw, 2024) liés à la planification (Izilaw, 2024)

-40 % de no-shows grâce aux rappels automatiques grâce aux rappels automatiques

+25 % de créneaux utilisés - les plages vides sont remplies par des réservations de dernière minute - les plages vides sont remplies par des réservations de dernière minute

Disponibilité 24/7 - les clients réservent le soir, le week-end, pendant leurs pauses - les clients réservent le soir, le week-end, pendant leurs pauses

Pour vos clients

Autonomie : ils choisissent leur créneau sans dépendre des horaires du standard : ils choisissent leur créneau sans dépendre des horaires du standard

Rapidité : réservation en 30 secondes vs 5-10 minutes au téléphone : réservation en 30 secondes vs 5-10 minutes au téléphone

Confirmation immédiate : email de confirmation + ajout automatique à leur agenda : email de confirmation + ajout automatique à leur agenda

Rappel : notification 24h et 1h avant le rendez-vous : notification 24h et 1h avant le rendez-vous

Pour votre image

Un notaire qui propose la prise de RDV en ligne envoie un signal de modernité et d'efficacité. C'est un critère de choix pour les clients de moins de 45 ans, qui représentent une part croissante des acquéreurs immobiliers à Paris.Un notaire qui propose la prise de RDV en ligne envoie un signal de modernité et d'efficacité. C'est un critère de choix pour les clients de moins de 45 ans, qui représentent une part croissante des acquéreurs immobiliers à Paris.

Comparatif des solutions disponibles

1. Izilaw : la référence notariale

Spécialisation : conçu exclusivement pour les notaires Fonctionnalités : :

Prise de RDV par domaine (immobilier, famille, entreprise)Prise de RDV par domaine (immobilier, famille, entreprise)

Synchronisation avec les agendas Outlook et GoogleSynchronisation avec les agendas Outlook et Google

Rappels automatiquesRappels automatiques

Interface conforme aux codes de la professionInterface conforme aux codes de la profession

Prix : à partir de 79 €/mois Notre avis : la solution la plus adaptée si vous voulez un outil clé en main, pensé pour le notariat. : la solution la plus adaptée si vous voulez un outil clé en main, pensé pour le notariat.

2. Calendly : le généraliste performant

Spécialisation : outil généraliste utilisé par tous les secteurs Fonctionnalités : :

Types de RDV personnalisablesTypes de RDV personnalisables

Synchronisation calendrierSynchronisation calendrier

Intégration site web (widget)Intégration site web (widget)

Rappels et workflows automatisésRappels et workflows automatisés

Prix : gratuit (version limitée) à 12 €/mois Notre avis : très efficace, mais nécessite une configuration pour l'adapter au vocabulaire notarial. Interface plus « startup » que « profession réglementée ». : très efficace, mais nécessite une configuration pour l'adapter au vocabulaire notarial. Interface plus « startup » que « profession réglementée ».

3. Module intégré au site .notaires.fr

Spécialisation : solution développée sur mesure pour votre site Fonctionnalités : :

Intégration native dans votre site webIntégration native dans votre site web

Design cohérent avec votre charte graphiqueDesign cohérent avec votre charte graphique

Formulaire de pré-qualification (type d'acte, urgence, documents)Formulaire de pré-qualification (type d'acte, urgence, documents)

Synchronisation avec votre CRM ou agendaSynchronisation avec votre CRM ou agenda

Prix : inclus dans la création du site (développement sur mesure) Notre avis : la meilleure expérience utilisateur, car tout est intégré. C'est ce que nous recommandons chez Pignon Digital. : la meilleure expérience utilisateur, car tout est intégré. C'est ce que nous recommandons chez Pignon Digital.

4. Google Reserve

Spécialisation : réservation directement depuis la fiche Google Fonctionnalités : :

Bouton « Réserver » sur votre fiche Google Business ProfileBouton « Réserver » sur votre fiche Google Business Profile

Interface Google (familière pour les utilisateurs)Interface Google (familière pour les utilisateurs)

Compatible avec certains outils tiersCompatible avec certains outils tiers

Prix : gratuit Notre avis : excellent complément, mais limité en personnalisation. À activer en plus d'une solution principale. : excellent complément, mais limité en personnalisation. À activer en plus d'une solution principale.

Comment mettre en place la prise de RDV en 5 jours

Jour 1 : Définir vos types de rendez-vous

Listez les motifs de RDV les plus fréquents :Listez les motifs de RDV les plus fréquents :

Premier contact / consultation initiale (30 min)Premier contact / consultation initiale (30 min)

Signature d'acte (1h)Signature d'acte (1h)

Suivi de dossier (30 min)Suivi de dossier (30 min)

Conseil patrimonial (45 min)Conseil patrimonial (45 min)

Urgence (15 min : téléphone)Urgence (15 min : téléphone)

Pour chaque type, définissez la durée et le notaire ou collaborateur concerné.Pour chaque type, définissez la durée et le notaire ou collaborateur concerné.

Jour 2 : Choisir l'outil et le configurer

Selon votre budget et vos besoins (voir comparatif ci-dessus). Configuration des créneaux, des plages horaires, des indisponibilités récurrentes.Selon votre budget et vos besoins (voir comparatif ci-dessus). Configuration des créneaux, des plages horaires, des indisponibilités récurrentes.

Jour 3 : Intégrer à vos supports

Ajouter le lien/widget sur votre site .notaires.frAjouter le lien/widget sur votre site .notaires.fr

Ajouter le lien sur votre fiche Google Business ProfileAjouter le lien sur votre fiche Google Business Profile

Mettre à jour votre profil NeoNotarioMettre à jour votre profil NeoNotario

Ajouter le lien dans votre signature emailAjouter le lien dans votre signature email

Jour 4 : Configurer les automatisations

Email de confirmation immédiateEmail de confirmation immédiate

Rappel 24h avant (email)Rappel 24h avant (email)

Rappel 1h avant (SMS, si disponible)Rappel 1h avant (SMS, si disponible)

Email de suivi post-RDV (optionnel)Email de suivi post-RDV (optionnel)

Jour 5 : Former l'équipe

Le secrétariat doit savoir lire l'agenda partagéLe secrétariat doit savoir lire l'agenda partagé

Prévoir un protocole pour les annulations et les modificationsPrévoir un protocole pour les annulations et les modifications

Définir qui gère les créneaux d'urgenceDéfinir qui gère les créneaux d'urgence

Les erreurs à éviter

Erreur 1 : Trop de types de RDV

Ne proposez pas 15 motifs différents. 4 à 6 suffisent. Le client doit choisir en 10 secondes, pas en 5 minutes.Ne proposez pas 15 motifs différents. 4 à 6 suffisent. Le client doit choisir en 10 secondes, pas en 5 minutes.

Erreur 2 : Pas de créneau avant 2 semaines

Si votre premier créneau disponible est dans 15 jours, le client ira voir ailleurs. Gardez toujours quelques créneaux « premiers contacts » dans les 3 prochains jours ouvrés.Si votre premier créneau disponible est dans 15 jours, le client ira voir ailleurs. Gardez toujours quelques créneaux « premiers contacts » dans les 3 prochains jours ouvrés.

Erreur 3 : Oublier les rappels

Sans rappel automatique, le taux de no-show monte à 20-30 %. Avec un rappel email + SMS, il tombe à 5-8 %.Sans rappel automatique, le taux de no-show monte à 20-30 %. Avec un rappel email + SMS, il tombe à 5-8 %.

Erreur 4 : Ne pas synchroniser les agendas

Si le notaire prend un RDV par téléphone sans mettre à jour l'agenda partagé, un double-booking est inévitable. La synchronisation est non négociable.Si le notaire prend un RDV par téléphone sans mettre à jour l'agenda partagé, un double-booking est inévitable. La synchronisation est non négociable.